De vraag "wat kost het eigenlijk?" wordt zelden gesteld, omdat het antwoord ongemakkelijk kan zijn. Maar zonder dat cijfer is elke beslissing over automatisatie of maatwerk een gevoel, geen berekening.
De berekening is eenvoudiger dan je denkt. Je hebt drie ingrediënten: hoeveel tijd, hoe vaak en wie.
Stap 1: meet de tijd. Neem één representatief voorbeeld van de taak die je wilt automatiseren. Klok hoe lang het duurt. Niet hoe lang het zou moeten duren, maar hoe lang het écht duurt, inclusief het zoeken naar bestanden, het corrigeren van fouten en het overleg met collega's.
Stap 2: vermenigvuldig met de frequentie. Hoe vaak per week gebeurt deze taak? Per maand? Per jaar? Een taak van 20 minuten die dagelijks gebeurt, is 83 uur per jaar. Dat is twee werkweken.
Stap 3: vermenigvuldig met het uurtarief. Wie doet de taak? Een medewerker aan € 35/uur? Zelf aan € 60/uur? Die 83 uur aan € 35/uur is € 2.905 per jaar. En dat is één taak.
Nu komt de interessante stap. Tel de verborgen kosten erbij. Fouten die handmatig werk veroorzaakt: een verkeerde prijs, een gemiste deadline, een klant die wegloopt. Die kosten zijn moeilijker te meten, maar vaak groter dan de directe uren.
Vergelijk dat totaal met de kost van een oplossing. Een automatisatie die € 3.000 kost en een taak van € 2.905 per jaar wegneemt, verdient zich in iets meer dan een jaar terug. Een maatwerksysteem van € 15.000 dat vijf van zulke taken wegneemt, doet hetzelfde in iets meer dan een jaar.
De conclusie is niet dat je alles moet automatiseren. De conclusie is dat je het kunt berekenen. En dat is de basis voor een beslissing die niet op gevoel maar op cijfers rust.
Wil je dit voor je eigen proces doorrekenen? Onze ROI-calculator doet de wiskunde voor je. Je vult de getallen in en ziet direct wat handmatig werk je per jaar kost.
